Контрольно-аналитический отдел

Контрольно-аналитический отдел

Общая информация об отделе

Контрольно-аналитический отдел (КАО) создан решением 2 сессии Харьковского городского совета 5 созыва от 31.05.06г.  №21/06 и входит в структуру Департамента делопроизводства Харьковского городского совета. 

Положение о контрольно-аналитическом отделе (КАО) Департамента делопроизводства Харьковского городского совета было утверждено распоряжением Харьковского городского головы от 14.08.2006г. №1976.

 

Цели и задачи, полномочия и обязанности

 

Контрольно-аналитический отдел готовит статистические отчеты и аналитические записки по обращениям физических и юридических лиц, адресованных городскому голове, первому заместителю городского головы, секретарю городского совета, управляющему делами исполнительного комитета городского совета, депутатам городского совета и председателям постоянных комиссий; осуществляет контроль за своевременным исполнением поручений и предоставлением ответов физическим и юридическим лицам, контролирует полноту и качество выполнения поручений. 

 

Контрольно-аналитический отдел взаимодействует с органами исполнительной власти, районными в городе Харькове советами и их исполнительными органами, департаментами и другими исполнительными органами Харьковского городского совета, предприятиями, учреждениями, организациями, объединениями граждан и получает необходимые для использования в работе документы, информацию и материалы. Возвращает исполнителям недоработанные или неисполненные обращения граждан.

 

Вносит предложения руководству городского совета относительно улучшения работы по вопросам рассмотрения обращений граждан, устранения причин, которые порождают обоснованные жалобы.

 

В связи с организацией 04.01.2007г. городской информационно- диспетчерской службы 062 (ныне служба 1562) полномочия контрольно-аналитического отдела расширились. Информационно-диспетчерская служба 1562 осуществляет круглосуточный прием и регистрацию обращений харьковчан по вопросам жилищно-коммунального хозяйства, транспорта, социальной защиты и здравоохранения. В связи с этим по обращениям,  поступившим от граждан  в городскую информационно-диспетчерскую службу 1562, контрольно-аналитический отдел готовит ежедневно аналитические записки  и статистические отчеты,  наглядные графические материалы для информирования руководства городского совета об их количестве и характере, а также принятых мерах по их решению.

 

Контрольно-аналитический отдел осуществляет контроль посредством обратной связи с заявителями за своевременностью и качеством выполнения обращений граждан, поступивших в информационно-диспетчерскую службу 1562 и направленных в коммунальные предприятия, учреждения и организации, а также в исполнительные органы городского совета, районные в городе Харькове советы.

 

Контрольно-аналитический отдел организует проведение совещаний, семинаров, конференций с целью улучшения качества выполнения обращений граждан, поступивших в диспетчерскую службу 1562, принимает участие в совещаниях, комиссиях, рабочих группах, образованных городским советом, ее исполнительными органами, городским головой.

 

Контрольно-аналитический отдел готовит и подает предложения относительно совершенствования программного обеспечения по вопросам повышения его качеств, удобства пользования, сокращения сроков внесения первичной информации и гибкости проведения аналитики

 

Описание практической работы

 

Сотрудники КАО еженедельно принимают активное участие и готовят   аналитическую, статистическую, графическую и другую информацию на совещания, проводимые руководством городского совета

 

Сотрудники КАО  ежегодно проводят в каждом коммунальном предприятии города (ХТС, КП «Вода», Харьковкоммуночиствод, КВБО, Горлифт, Харьковзеленстрой, Харьковгоргаз, Горсвет, филиалы Жилкомсервиса) выездные семинары с диспетчерами предприятий, работающих с обращениями, поступившими от граждан в информационно-диспетчерскую службу 1562. Сотрудниками КАО по выявленным ошибкам, недостаткам и недоработкам проводится обучение диспетчеров предприятий, где обращено особое внимание на недопустимость внесения недостоверной информации о выполнении работ.

 

После проведенного обучения на коммунальных предприятиях изданы распоряжения о персональной ответственности  диспетчеров, работающих с базой данных службы 1562.

 

Совместно с сотрудниками КАО департамента делопроизводства сотрудники коммунального предприятия «Городской информационный центр» разработали программное обеспечение, обслуживающее информационно-диспетчерскую службу 1562 и коммунальные предприятия города. К программному обеспечению в настоящий момент подключены коммунальные предприятия, организации и службы, предоставляющие   услуги населению (всего работает около 300 диспетчеров разных предприятий). 

 

Разработанное программное обеспечение позволяет в режиме on-line проследить весь путь прохождения устного обращения. Каждое обращение регистрируется в службе 1562. По сути изложенной в обращении проблемы диспетчеры службы 1562 присваивают обращению соответствующий код. Благодаря этому в соответствии с присвоенным кодом обращение в режиме on-line поступает на исполнение в профильную службу, оказывающую эту услугу населению.

 

Посредством осуществления обратной связи с заявителем (путем телефонного опроса) производится информационный контроль за качеством и  своевременностью выполнения обращений коммунальными предприятиями. Группа оперативного реагирования  оснащена мобильными телефонами. Обратная связь с заявителями осуществляется не только в рабочие, но и в выходные дни. Ежедневный контроль за своевременным и качественным исполнением обращений граждан повышает исполнительность и ответственность коммунальных предприятий за предоставленную информацию о выполненных работах. Лишь после  подтверждения исполнения заявителем  заявка считается исполненной и закрывается сотрудниками КАО. Тщательная работа группы оперативного реагирования с заявителями дает возможность   оперативно получать достоверную и точную информацию о ходе выполнения работ службами на местах.  

 

Именно на основании полученных ответов от профильных предприятий, служб и организаций, предоставляющих услуги населению, и ответов заявителей сотрудники КАО ежедневно подают информацию руководителям города о достоверности и качестве проведенных работ.

 

Сотрудники КАО возвращают неисполненные заявки повторно в профильные предприятия,  если заявители не подтверждают выполнение работ.

 

Ежеквартально готовятся отчеты об обращениях физических и юридических лиц, поступивших в департамент делопроизводства Харьковского городского совета.

 

Еженедельно на  совещаниях обсуждаются проблемы взаимодействия всех служб по выполнению обоснованных обращений граждан в службу 1562, решаются проблемные  и спорные вопросы.

 

Ежедневно осуществляется рассылка информации электронной почтой о поступивших и решенных обращениях граждан в общественные приемные городского головы каждого района г. Харькова.

 

Сотрудники КАО    принимают активное участие в проведении пресс-конференций по вопросам обращений граждан. Работа, которая проводится    по выполнению обращений граждан, неоднократно освещалась в средствах массовой информации (на харьковских телеканалах и в газете «Харьковские известия») в сети Интернет на  различных официальных сайтах масс-медиа.

 

Положительные результаты работы

 

Руководители города ежедневно получают информацию  о количестве, характере поступивших и исполненных обращений харьковчан.

 

Благодаря постоянной качественной обратной связи с заявителями, осуществляемой группой оперативного реагирования, имеется достоверная информация об истинном решении возникающих проблем;

 

На основании   имеющейся информации по обращениям в службу 1562 формируются титульные списки для составления   перспективных планов по проведению ремонтных работ; (КАО по необходимости делает выборки из базы данных 1562 по заданной тематике. Например: ремонт кровель, ремонт внутриквартальных дорог, ремонт лифтов и т.д.)

 

Совместное размещение (в одном помещении) сотрудников КАО и группы отзвона дает возможность оперативного решения возникающих проблем (в рабочем порядке осуществляется телефонная связь с районными филиалами коммунальных предприятий для уточнения информации) и осуществляется постоянный оперативный контроль по исполнению поступивших обращений граждан коммунальными предприятиями.

  

• Теги:
• 1562, 
• КАО, 
• ЖКХ, 
• Пульс.

Версия для печати